Assistant.e administratif.ve et financier.ère, pour la direction des affaires culturelles

• Réaliser les formalités administratives liées à la gestion des ressources humaines
  • Assurer le suivi des dossiers administratifs liés à la carrière des agents.es
  • Préparer les feuilles de congés
  • Traiter les demandes de formation et de temps partiel
  • Réceptionner les arrêts de travail et les transmettre à la DRH
  • Informer les encadrants des absences des agents
  • Traiter les demandes de stage
  • Incrémenter les tableaux de suivi

• Assurer les fonctions de régisseur de la régie de recettes du réseau de lecture publique
  • Vérifier quotidiennement les encaissements
  • Verser mensuellement les recettes au Trésor Public
  • Tenir la comptabilité de la régie
• Assurer la gestion administrative du service
  • Réceptionner, trier et distribuer le courrier
  • Participer au tri, classement et archivage des documents administratifs
  • Préparer les contrats d’animation :
• Rédiger les contrats d’animations à partir des modèles types et mettre en page les documents contractuels nécessaires à la mise en œuvre des animations
• Faire le lien entre les artistes et les agents.es des services
• Assurer le suivi des droits à l’image pour chaque animation

• Gérer l’approvisionnement du RLP en fournitures, petits matériels et mobilier (fournitures administratives, produits d’hygiène, mobilier de bureau etc.)
  • Distribuer les fournitures
  • Suivre les stocks
  • Passer les commandes auprès des fournisseurs ou du service des Achats de la Ville
• Assurer diverses tâches de secrétariat
  • Accueil physique et téléphonique des agents, des prestataires et des usagers si besoin
  • Organiser ponctuellement des réunions à la demande de la direction, de la direction adjointe ou du responsable du service
  • Rédiger mettre en forme et envoyer des courriers (en publipostage si besoin)
  • Aider à l'organisation courante de la direction (gestion des réservations des salles, scan, photocopie, renseignement de tableaux, transmission de consignes, réservation d'hôtel ou achat de billets de train, etc.)
• Assurer l’accueil de la MLIS du lundi au vendredi de 08h00 à 10h00 (standard, accueil des fournisseurs et des prestataires)
• Assurer ponctuellement la navette du courrier interne avec l’hôtel de ville en cas de besoin

• Connaissances

• • Référentiel budgétaire et comptable M57 – Notions de base
  • Statut de la fonction publique territoriale – Notions de base
  • Fonctionnement du secteur culturel – Notions de base
  • Domaine des médiathèques – Connaissances

• Savoir-faire

• • Utilisation des logiciels Word, Excel, Outlook et SEDIT
  • Rédaction de lettres et contrats
  • Création et incrémentation de tableaux
  • Recherche d’informations et veille réglementaire

• Savoir être et attitudes requises

• • Autonomie
  • Organisation
  • Communication
  • Force de proposition
  • Discrétion professionnelle

• Début de journée à 8h00

Lieu travail  : Maison du Livre, de l'Image et du Son, 247 cours Emile Zola, 69100 Villeurbanne

Cadre emploi : Rédacteurs territoriaux – catégorie B

Candidatures : Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 18 mai 2024.